La calidad es indispensable en todo producto o servicio. Dentro de un entorno corporativo y empresarial como el actual, altamente convulso y dentro del que la eficiencia operativa, el cumplimiento estricto de la normativa, más estricta todavía, y la sostenibilidad no son opciones, contar con la certificación de calidad que se encuentra bajo los estándares internacionales ISO se convierte en la barrera que diferencia a las empresas líderes de las que se quedan al margen del mercado.
Existe un peligro en estado latente que las empresas descubren cuando ya es tarde: la elección de una consultoría de calidad. Si la elección no es la adecuada, una inversión clave para la empresa puede convertirse en un desastre administrativo, económico y operativo, con graves consecuencias. Cada año, son muchas las empresas que malgastan un presupuesto elevado y meses de trabajo al contratar una consultoría de forma improvisada. El resultado de una mala elección suele ser negativo, con carpetas llenas de documentos inservibles, procesos que se ven paralizados por la burocracia, resistencia del personal, no conformidades críticas en las auditorías realizadas para la certificación e incluso sanciones legales por incumplir la normativa.
Cuando una empresa se plantea implementar o migrar a un sistema de gestión de la calidad, ambiental, de seguridad y salud en el trabajo, de seguridad de la información o de eficiencia energética, tiene que asumir la decisión con autoridad y urgencia, por lo que elegir a la consultoría correcta es fundamental y puede marcar la diferencia entre un sello decorativo y una verdadera transformación en el negocio.
Un consultor de calidad es un profesional que proporciona a la empresa el consejo de un experto en un tema concreto o área de experiencia, como pueden ser los recursos humanos, la gestión o la calidad, como es el caso. Su principal función es asesorar en todas las cuestiones sobre las que cuenta con la experiencia y el conocimiento especializado necesarios. No solo asesora, sino que también se ocupa de transmitir sus conocimientos y experiencia, formar, acompañar y hacer el trabajo necesario para obtener los certificados.
Aspectos que debe cumplir un buen consultor de calidad
Son muchas las empresas que necesitan elegir un consultor de calidad por diferentes razones, como implantar una norma ISO, por una exigencia o porque quieren obtener de forma voluntaria la certificación o la tienen implantada y requieren un mantenimiento sin disponer en su plantilla de personal con formación y experiencia adecuada, como nos señalan desde WorldLex, con sus diez años de compromiso con la excelencia, consolidados como referentes en soluciones digitales, legales y técnicas para empresas que buscan un servicio global de consultoría.
La elección del consultor para implantar un sistema de gestión es una decisión de lo más importante, ya que va a definir el inicio de una relación que puede resultar indefinida, por lo que seguir unas pautas adecuadas ayuda a hacer la elección correcta.
Un buen consultor de calidad tiene que disponer de formación en gestión de empresas, como puede ser un máster en Gestión Empresarial, ya que tiene que conocer bien todas aquellas áreas, herramientas y técnicas de gestión de la organización empresarial. Si la base de su formación es Administración y Dirección de Empresas o similar, mejor. Lo que no quiere decir que titulaciones como ingenierías, abogados o biólogos no sean adecuadas, pero sí que es valorable disponer de conocimientos en la dirección de las organizaciones para implantar un sistema de gestión de calidad.
El consultor a elegir debe disponer de formación específica en gestión de calidad, como un curso de experto en calidad o similar, en el que se aprenden los principios de la calidad y los estándares internacionales de gestión. Asistir a cursos y charlas específicos de calidad por parte de los consultores es indispensable, ya que la normativa cambia de forma regular y es fundamental reciclarse.
Otro aspecto a considerar es la experiencia del consultor. Además de disponer de la formación y capacitación teóricas adecuadas, el consultor debe contar con experiencia en la implantación de proyectos ISO. Implantar un sistema de gestión de calidad y obtener la certificación puede convertirse en una tarea complicada cuando no se dispone de la experiencia necesaria. En este aspecto hay que tener cuidado con los portafolios de experiencia que muestran las empresas consultoras, ya que en muchas ocasiones muestran la experiencia de la consultora y no la del consultor. De manera que es indispensable pedir el currículum del consultor para comprobar la experiencia específica del mismo.
Ya que cada industria tiene sus particularidades, que disponga de la experiencia necesaria en empresas similares facilita la tarea, siendo de gran importancia que el consultor elegido disponga de experiencia en el sector de la empresa a la que va a asesorar. Si el consultor posee conocimientos profundos del mercado o sector en el que opera su cliente, sabrá con antelación las particularidades a las que hay que prestar mayor atención.
Una mala elección de consultor no solo va a retrasar la certificación, también compromete la continuidad operativa de la empresa, con algunos riesgos críticos:
- Burocracia. Son muchas las consultoras de bajo coste que aplican un enfoque teórico o venden plantillas documentales prefabricadas, lo que satura a los colaboradores con formularios, firmas y registros manuales que no aportan valor, pero sí sofocan la agilidad.
- Desconexión entre la norma y la realidad operativa, cuando el consultor no conoce el terreno y diseña procedimientos que no se pueden aplicar.
- Vulnerabilidad crítica en la auditoría externa. Un sistema mal diseñado o implementado con rapidez se desploma durante la auditoría. Acumular no conformidades significa reprobar la auditoría, postergar contratos, perder licitaciones públicas o privadas y dañar la reputación de la empresa.
- Obsolescencia digital y procesos manuales. En la era de la digitalización, gestionar la normativa ISO mediante plantillas de cálculo es sinónimo de atraso. Las consultoras tradicionales perpetúan métodos obsoletos que encarecen el mantenimiento del sistema.
- Falsas promesas y dilatación de los plazos. El mercado está saturado de ofertas que prometen certificaciones en un tiempo récord sin que sea necesario involucrar a la dirección y capacitar al equipo. El resultado de esta elección es una pérdida completa del capital invertido y los proyectos que se prolongan sin alcanzar el objetivo.
Por lo que es indispensable, para proteger el patrimonio y la estrategia empresarial, elegir una consultora adecuada, basándose en los aspectos previamente citados.
Un buen asesoramiento debe incluir algunas cosas
A la hora de contratar a un consultor, hay que valorar el servicio que ofrece en lo que a disponibilidad y rapidez para resolver las dudas posibles y entregar los trabajos respecta. El servicio debe ser flexible; si el cliente quiere cambiar la reunión, el consultor tiene que ser capaz de adaptarse y ajustarse a sus necesidades y costumbres. Esto es difícil de valorar a priori, ya que hasta que no se disponga del servicio no se puede comprobar, aunque existen indicadores que pueden dejar entrever cómo va a ser el servicio contratado.
Como muestra un ejemplo: si al pedir el presupuesto ya se demoran unos días, la atención rápida ante la resolución de dudas será igual de lenta. Si el presupuesto remitido se encuentra incompleto o ha sido mal redactado, los informes a entregar pueden ser igualmente incompletos o erróneos.
Mejor optar por un consultor con pocos clientes que ofrezca un excelente servicio que por uno con muchos que no puede proporcionar la calidad de servicio necesaria.
Del mismo modo que es indispensable definir previamente la planificación del proyecto de implantación y conocer los medios a través de los que se va a ofrecer. Por lo general, se lleva a cabo una aproximación en las ofertas o presupuestos que se detalla en las reuniones posteriores. Los consultores que realizan reuniones ágiles con una duración de dos a tres horas, haciendo de forma personal todo el trabajo, permitiendo que el cliente solo dedique unas horas durante la implementación, son la mejor opción. Estos profesionales eliminan la burocracia necesaria para la implantación, presentando la documentación y los registros de forma ordenada, maquetados y listos para su uso, utilizando únicamente la documentación necesaria para que el sistema de gestión sea eficaz.
Al mismo tiempo, hay que asegurarse de que el consultor a contratar garantice la obtención de la certificación. Una vez que se supera la auditoría de certificación y se obtiene el correspondiente sello, el proyecto de implantación y la relación con el consultor finalizan, por lo que el consultor tiene que permanecer presente hasta que el certificado se encuentre colgado en las oficinas del cliente que lo ha contratado. Tiene que proporcionar las herramientas y capacitación necesarias para que el responsable de calidad de la empresa pueda seguir con la mejora del sistema por sí mismo, actualizando los documentos correspondientes, llevando a cabo las auditorías internas, etc. De manera que cuando la empresa que concede las certificaciones vuelva, se pueda hacer la auditoría por medios propios.
En definitiva, elegir al consultor de calidad es una decisión clave para obtener la certificación de calidad. Conocer los requisitos necesarios para elegir al adecuado es indispensable para encontrar al profesional adecuado, capaz de proporcionar un servicio excelente y posibilitar la obtención del certificado.
