La gestión documental, una actividad cada vez más importante para las empresas

La gestión documental, una actividad cada vez más importante para las empresas

Nos ha tocado vivir en una etapa de la evolución en la que cada vez más dependemos de la informática y de las nuevas tecnologías y es que si os paráis a pensar, lo cierto es que hasta hace pocos años cuando hacíamos algo tan común como ir a comprar lo que acabábamos haciendo era bajar a las tiendas del barrio y es que ellos nos surtían de todo aquello que necesitábamos, sin tener que ir más lejos. Además, en el caso de que estos no tuvieran en el momento lo que les demandábamos, ellos los pedían a los proveedores y en pocas fechas nos llamaban para avisarnos de que podíamos pasarnos a buscarlo en cualquier momento. Sin embargo, en la actualidad la realidad pasa por la compra a través de las nuevas plataformas tecnológicas y es que estas nos permiten comprar todo aquello que necesitemos en cualquier parte del mundo y recibirlo en la comodidad de nuestra casa en muy pocos días. Esto hace que cada vez sean más las tiendas de barrio que tienen que reinventarse y es que de lo contrario estarán abocadas al cierre porque la competencia se ha comido por completo su parte en el reparto de ventas.

Pero esta que os mencionamos no es la única nueva tendencia que nos encontramos en la actualidad y es que con el paso de los años las normativas van cambiando y hoy en día la protección de datos personales es cada vez más importante, de ahí que el gobierno de España haya aprobado la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. En esta ley, entre otras cuestiones, se recogen los derechos de los ciudadanos en materia de datos personales, así como las obligaciones de los empresarios para que estos datos sean guardados con una delicadeza muy escrupulosa bajo penas de sanción muy importantes. Es por ello por lo que cada vez más empresarios recurren a terceros para que estos les lleven a cabo las tareas de gestión documental. Así, si vosotros no queréis caer en el error de tener algún fallo de seguridad con los datos de vuestros clientes, nosotros os recomendamos que recurráis a los servicios de Git Doc logística y es que ellos son expertos, entre otras cuestiones, en gestión documental por lo que os ayudarán a prevenir problemas relacionados con la protección de datos y, además de otras muchas, os podréis beneficiar de las siguientes ventajas de la gestión documental:

  • Evitar la pérdida de documentos, debido a que están almacenados en la gestión documental.
  • Eficacia y eficiencia de los procesos, puesto que la documentación electrónica facilita su búsqueda y accesibilidad, evita duplicidades, retrasos, etc.
  • Optimización del tiempo, deja de perder tiempo buscando documentos
  • Control de Seguridad asignando perfiles a los usuarios, donde evitamos que información vital y sensible sea consultada por personas equivocadas.
  • Trabajo Colaborativo donde diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo con la elaboración o modificación de los documentos.
  • Acceso a la documentación desde cualquier lugar, si nuestro sistema de gestión documental está basado en la nube, nos permite esa localización inmediata y accesible desde cualquier punto.
  • Cumplimiento de las normativas de seguridad, ya que el uso de sistemas de gestión documental se traduce en el cumplimiento de varias normativas de seguridad.
  • Liberación de espacio físico del archivo. Ya no será necesario seguir ampliando el espacio disponible en el archivo.
  • Digitalización de los documentos, con su ahorro de costes ya que no está el papel (imprimir, fotocopiar, archivar, etc.).
  • Repositorio centralizado para todos los documentos, evitando el menor riesgo de documentos mal archivados.

Consejos para mejorar la gestión documental

A lo largo del post os hemos mencionado las diferentes ventajas que nos aporta la gestión documental pero lo cierto es que como damos por hecho que vosotros daréis el paso adelante para implementarla en vuestra empresa, a continuación, os queremos aportar una serie de fáciles consejos que podéis llevar a cabo ya que son de gran utilidad a la hora de mejorar la gestión documental. Así, entre otras cuestiones, os aconsejamos que optéis por:

  • Transformar los documentos en papel a formato electrónico: Esto nos evitaría entre otras cosas la perdida de dichos documentos en casos como incendios, inundaciones, robos, etc…
  • Centralizar todos los documentos de la empresa.
  • Catalogar la documentación con categorías, subcategorías y metadatos da como resultado que sea más fácil de organizar, buscar y recuperar. Un buscador por palabras clave puede facilitar resultados en pocos segundos.
  • Establecer usuarios con perfiles de seguridad, donde los usuarios puedan acceder a la documentación que tengan acceso, evitando que se acceda a documentación sin permiso.

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